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Gestão de Processos

Sistema de Gestão de Processos – o que é e porque implementar

 Um processo de negócio é um conjunto de atividades relacionado com o objetivo essencial da sua organização – entregar um produto ou um serviço ao Cliente. Os processos de negócio são tipicamente avaliados do ponto de vista do Cliente, dos Colaboradores e dos Investidores. Assegurar que os processos de negócio ocorram de forma regular é necessário para maximizar o valor agregado percebido pelos Clientes. Gerir processos de negócio eficientemente é crítico para o sucesso da organização. No entanto, geri-los é mais complicado do que poderia parecer à primeira vista – fundamentalmente porque não estão isolados e porque interagem entre si.

Quanto mais gerenciados forem os seus processos, maior é o potencial para que eles tragam os benefícios e resultados planejados pela empresa. Para assegurar a gestão efetiva e a melhoria contínua dos seus processos de negócio, é necessário considerar os seguintes aspectos críticos:

• Seus objetivos devem ser claros e mensuráveis.
• É essencial assegurar um forte compromisso por parte dos gestores e dos colaboradores da organização.
• Seus colaboradores são fontes valiosas de informação e conhecimento, e o seu envolvimento facilita a criação do compromisso necessário e a aceitação das mudanças propostas. O que chamamos de Ambiência Organizacional.
• A comunicação ajuda a criar a Ambiência Organizacional e o compromisso dos colaboradores, bem como adefinição dos objetivos a serem atingidos.

Construir um modelo orientado a processos pode resolver diversos problemas que normalmente tendem a estar ocultos em um modelo funcional tradicional. O desenho de um modelo de processos permite aos colaboradores compreenderem a visão global da organização e qual a sua colaboração na organização. A construção desse modelo requer trabalho em equipe, de forma a assegurar que todo o conhecimento disponível será utilizado.

Um modelo simples pode conter elementos tão específicos como atividades, etapas e tarefas de um processo, funções ou áreas organizacionais, máquinas ou outra informação. Um modelo mais elaborado pode conter competências (conhecimento e habilidades), riscos e contingências sobre problemas potenciais nos processos de negócio, cenários para absorção de idéias para melhorias e outros comentários.

Uma parte muito importante para a gestão dos processos de negócio é a documentação. A documentação de todos os processos da organização facilita a comunicação interna a todos os níveis. O maior desafio numa organização é manter toda a documentação atualizada e acessível. Uma grande ajuda para a manutenção da documentação atualizada é a utilização de Intranet/Internet da organização ou de Portais Colaborativos conjugados a ferramentas de Gestão de Processos de Negócio (BPM – Business Process Management).

Quais os Benefícios?

A gestão de processos realizada de forma eficaz melhora a capacidade de uma organização de antecipar, gerir e responder às mudanças no mercado e a maximizar as oportunidades empresariais. A gestão de processos adequada pode também reduzir as insuficiências e os erros resultantes de uma redundância de informações e ações empresariais.

Indo mais além, uma gestão orientada a processos, permite compreender como de fato produtos e serviços são criados na organização, à medida que mostra claramente os problemas, “gargalos” e ineficiências que em uma organização tradicional seriam mais difíceis de identificar. A Gestão de Processos ajuda as organizações em:
• Reduzir tempos de ciclos dos processos
• Diminuir custos
• Melhorar a eficiência e eficácia interna
• Melhorar a qualidade do trabalho desenvolvido
• Aumentar a satisfação dos Clientes, Colaboradores e Investidores

 

Autor: Alisson M. Laurindo

Fonte: http://alissonml.blogspot.com.br/2008/01/o-que-gesto-de-processos.html